Cristina Galbe is werkzaam bij het World Trade Center werkzaam als Spaanse vrouw in het Nederlandse bedrijfsleven. Zij heeft veel ervaring in het organiseren van festivals & events en laat in dit artikel een aantal aandachtspunten zien middels een concreet voorbeeld: Oud-leerlingen Reünie - Nostalgisch Diner in Restaurant aan het strand in Mataró, Barcelona Spanje. Zeer leerzaam!

Evenementopzet: Reünie van Oud-leerlingen met Diner

Naam van het Evenement: Oud-leerlingen Reünie - Nostalgisch Diner

Datum en Tijd: Zaterdag 24 juni 2023, om 19:00 uur

Locatie: Restaurant aan het strand in Mataró, Barcelona Spanje

Evenement beschrijving
Het evenement "Oud-leerlingen Reünie - Nostalgisch Diner" is opgezet om oud-leerlingen van een College, promotie van 1979 in Barcelona, samen te brengen. Het doel is om herinneringen aan de schooltijd te herbeleven, banden te versterken die de tand des tijds hebben doorstaan en nieuwe herinneringen te creëren. Daarnaast biedt het een uitstekende kans om oude vrienden opnieuw te ontmoeten, anekdotes te delen en persoonlijke en professionele ervaringen uit te wisselen in een ontspannen en vrolijke sfeer.

Doel van het Evenement
Het belangrijkste doel van het evenement was het bevorderen van een hereniging tussen oud-leerlingen, waarbij zij de gelegenheid krijgen om hun ervaringen op te halen en hun relaties nieuw leven in te blazen. Ook wordt er een ruimte gecreëerd waar deelnemers de paden kunnen delen die ze hebben gevolgd sinds hun tijd op de instelling, waardoor het gemeenschapsgevoel wordt versterkt.

Evenement verloop

Ontvangst en Registratie:
De gasten werden verwelkomd op het terras met een welkomstdrankje tijdens de registratie. Om het spannender en mysterieuzer te maken, kregen ze geen naamkaartje; ze moesten elkaar tijdens de avond zelf ontdekken hetgeen de interactie tussen de deelnemers bevorderde.

Fotografie:
Er was een fotogebied ingericht voor groepsfoto's met de zee op de achtergrond en een andere fotograaf legde spontane momenten vast tijdens het evenement.

Welkomstwoorden:
Samen met de gastheer spraken we een welkomstwoord uit en openden we het diner. We informeerden dat het menu uit drie gangen bestond: voorgerecht, hoofdgerecht en dessert; van tevoren was er een lijst verzonden om allergieën en voedselvoorkeuren te identificeren. Het diner werd geserveerd, maar na het voorgerecht konden de gasten van plaats wisselen en hetzelfde gebeurde vóór het dessert. Dit gaf de mogelijkheid om naast verschillende oud-klasgenoten te zitten en anekdotes uit te wisselen. De koffie en het dessert werden op het terras geserveerd.

Decoratie:
De tafels, prachtig gedecoreerd, bevatten een gepersonaliseerd cadeau voor elke gast naast het servet. Dit keer, omdat mijn bedrijf het evenement organiseerde, kreeg elke gast een paar klompen van het merk Delfts Blauw als aandenken uit Nederland samen met een kinderfoto van de hele klas in een sleutelhanger. De tafels waren zo ingericht dat ze het gesprek tussen oud-klasgenoten of groepen die ervaringen deelden, bevorderden.

Herinneringsprojectie:
Op de achtergrond werd voortdurend een presentatie van foto's en belangrijke momenten uit hun schooltijd vertoond, die van tevoren door de klant waren verzameld.
Interactieve en Sociale Activiteiten:

Tijdens de koffie en het dessert organiseerde ik een paar interactieve groepsactiviteiten, die van tevoren waren voorbereid met de klant, die de gasten goed kent. Deze activiteiten waren onder meer:
 Vragen over de school.
 Vragen over de oud-leerlingen.

Muziek en Dans:
We sloten de avond af met muziek van een DJ, die liedjes uit hun tijd speelde en zo een feestelijke sfeer creëerde. Er was ruimte om te dansen en te genieten van een ontspannen en nostalgische ambiance.

Belangrijke Elementen om Rekening mee te Houden: 
 Luister goed naar de klant om ervoor te zorgen dat aan hun verwachtingen en behoeften wordt voldaan.
 Sluit een duidelijke overeenkomst af, zodat alle stappen, inclusief het budget, goed zijn vastgelegd.
 Uitnodigingen: Gepersonaliseerd en tijdig verzonden, met een nostalgisch ontwerp dat herinneringen oproept aan hun schooltijd. 
 Decoratie: Bied de klant drie opties aan; in dit geval koos de klant voor een ontspannen en strandachtige sfeer.
 Fotografie en Video: Zorg voor een professionele service om het evenement vast te leggen en nieuwe herinneringen te creëren.
 Aandenken: Kleine gepersonaliseerde geschenken voor de aanwezigen.
 Zorg dat je op de dag van het evenement minimaal zes uur van tevoren aanwezig bent om er zeker van te zijn dat alles gereed is.
 Houd voortdurend contact met de klant en wees flexibel. Persoonlijk ben ik 24/7 beschikbaar voor mijn klanten bij evenementen.
 Zorg ervoor dat de locatie schoon is, inclusief de toiletten en toiletpapier.
 Werk goed samen met de chef om de timing en dieetwensen van de gasten te coördineren.
 DJ Muziek: Zorg dat de gewenste muziek op tijd is geselecteerd en voorbereid en controleer op dag van het evenement het geluid met de DJ.
 Houd rekening met verschillen in tijdschema's in andere landen of culturen.
 Als het evenement in een ander land plaatsvindt, arriveer dan minimaal vier dagen van tevoren om alles goed te organiseren.
 Plan een evaluatie met de klant twee weken na het evenement.

Conclusie
De "Oud-leerlingen Reünie - Nostalgisch Diner" was een onvergetelijke avond, vol emoties en plezier. De oud-leerlingen konden herinneringen ophalen, opnieuw contact leggen en vieren hoe hun levens zich hebben ontwikkeld sinds hun tijd op school, terwijl ze de vriendschapsbanden en kameraadschap versterkten die ze altijd hebben gedeeld en nog steeds onderhouden.

Foto's: Rechtenvrij